Privacybeleid

Hertel industrial services nv

Privacybeleid (versie 24/05/2018)

 

  1. Wie zijn wij?

Wij zijn Hertel Industrial Services NV, gevestigd te Bijkhoevelaan 16 te 2110 Wijnegem en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0405.742.387 (hierna “Hertel”).

In het kader van onze activiteiten (ondersteunen van onze B2B klanten op het vlak van stellingbouw, sheeting, rope access, isolatie, elektrische- en stoomtracing in verscheidene sectoren zoals olie & gas, processen, energie, food en pharma) worden door ons persoonsgegevens verzameld, bewaard, doorgegeven of anderszins verwerkt. Op basis van de toepasselijke privacywetgeving, kwalificeren wij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verwerken.

  1. Wat is het belang van dit Privacybeleid?

Wij hechten veel belang aan uw recht op privacy en proberen steeds uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, en meer specifiek de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In dit Privacybeleid leggen we uit hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, hoe en voor welke doeleinden we deze gegevens zullen verwerken, en aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven.

Verder bevat dit Privacybeleid ook belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij raden u dan ook aan om dit beleid zorgvuldig door te lezen.

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn dit Privacybeleid te wijzigen. Wij zullen u in dat geval steeds per e-mail, een kopie van de nieuwe versie opsturen. De meest recente versie van dit Privacybeleid is ook steeds beschikbaar op onze website http://www.hertel.be/.

Opgelet: Wanneer u uw persoonsgegevens met ons deelt, verwachten wij dat u dit Privacybeleid eerst goed gelezen heeft.

Opmerking: Dit betekent niet dat wij uw ‘toestemming’ nodig hebben voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens niet op basis van uw toestemming, tenzij specifiek aangegeven (bijv. voor het versturen van onze elektronische nieuwsbrief).

  1. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

In het kader van onze activiteiten (zoals hierboven omschreven), kunnen wij persoonsgegevens verzamelen van onze klanten, van bezoekers van onze website, van personen die een contactformulier invullen op onze website, van personen die zich ingeschreven hebben voor onze elektronische nieuwsbrief en van personen die anderszins (bijv. doordat hun naam en contactgegevens als werknemer of aangestelde van onze klanten, leveranciers of commerciële partners aan ons worden doorgegeven) met ons in contact komen.

  1. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens over u?

Wij kunnen op verschillende manieren informatie over u verzamelen :

  • rechtstreeks van u wanneer u uw persoonsgegevens verstrekt aan ons in het kader van onze commerciële activiteiten;
  • rechtstreeks van u wanneer u onze website bezoekt, wanneer u een contactformulier invult op onze website en/of wanneer u zich inschrijft voor onze elektronische nieuwsbrief;
  • via uw werkgever met wie wij een contract of samenwerkingsverband hebben (bijv. wanneer u optreedt als contactpersoon van onze klanten, leveranciers of commerciële partners); en
  • via derden en officiële bronnen
  1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij kunnen van u de volgende gegevens verzamelen :

  • Persoonlijke identificatiegegevens: naam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres;

  • Elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, informatie die via cookies verzameld wordt (lees ons Cookiebeleid)

    Telkens wanneer bepaalde informatie verplicht in te vullen is, en andere informatie slechts optioneel, zal dit duidelijk worden aangegeven voor u.

  1. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij gebruiken deze gegevens voor de volgende doeleinden :

  • voor ons klantenbeheer;
  • voor het beheer van onze website;
  • om u informatie te bezorgen die u heeft gevraagd, bijv. indien u een vraag heeft gesteld via het contactformulier op onze website;
  • voor marketingdoeleinden, zowel voor onze papieren mailings als voor onze elektronische nieuwsbrief (indien u zich hierop heeft ingeschreven).

Voor uw volledige informatie, kan u hieronder de voor deze verwerkingen relevante rechtsgronden terugvinden:

  • de verwerking van uw persoonsgegevens voor ons klantenbeheer of om onze klanten bepaalde informatie te bezorgen baseren wij op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst;
  • in alle andere gevallen baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor het beheer van onze website of om u bepaalde informatie te bezorgen (bijv. na contactname via onze website of bij het versturen van papieren mailings) op de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde commerciële belangen als onderneming (met name het belang om contacten te kunnen leggen met prospecten en mogelijke klanten),
  • de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketingdoeleinden (het versturen van onze elektronische nieuwsbrief), baseren wij op uw opt-in toestemming. Enkel wanneer u ondubbelzinnig te kennen gegeven heeft dat u onze elektronische nieuwsbrief graag wenst te ontvangen (u bent hierin volledig vrij), zullen wij u hiervoor registreren.

Weet dat u op ieder moment het recht heeft om uw toestemming opnieuw in te trekken, zonder dat wij hiervoor enige kost aanrekenen en zonder dat dit voor u negatieve gevolgen heeft. U kunt dit doen door de opt-out optie te gebruiken die bij elke mailing door Hertel zal aangeboden worden, door u uit te schrijven op de website of door een mail te sturen met de vraag om uw gegevens te verwijderen aan GDPRBE@Hertel.com.

  1. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
  • Met onze dienstverleners (‘verwerkers’):

In het kader van onze activiteiten zoals hierboven opgesomd, delen wij uw persoonsgegevens soms met derden, in het bijzonder dienstverleners (bijvoorbeeld IT/cloud dienstverleners of PR/marketing dienstverleners die voor ons mailingcampagnes organiseren]) die als ‘verwerkers’ voor ons optreden.

  • Met onze commerciële partners:

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen met onze commerciële partners (zodat zij u kunnen contacteren).

  • Binnen onze groep van ondernemingen

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen binnen onze groep van ondernemingen voor operationele, commerciële of marketingdoeleinden:

  • Met overheidsdiensten:

Verder kunnen wij uw gegevens ook delen met de overheid, politiediensten of het gerecht indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.

Wij zorgen er steeds voor dat er passende beschermingsmaatregelen worden genomen wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen. Wij zullen waar nodig bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst sluiten, waarin beperkingen voor het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de beveiliging van uw persoonsgegevens worden vastgelegd.

Uw persoonsgegevens en uw profiel worden niet uitgeleend of verkocht aan derde partijen voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

Uw persoonsgegevens worden niet doorgestuurd naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

  1. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt (zoals hierboven beschreven). Nadien is het wel nog mogelijk dat zij terug te vinden zijn in onze back-ups of archieven, maar zij zullen niet langer actief in een bestand worden verwerkt.

Meer specifiek gelden de volgende bewaartermijnen:
Bewaartermijn klantengegevens: Alle gegevens die kaderen in de contractuele relatie met klanten of leveranciers zullen tot 10 jaar na het einde van de contractuele relatie worden bijgehouden. Deze termijn komt overeen met de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen.
Bewaartermijn direct marketing: de gegevens zullen worden gebruikt tot :
De betrokkene zich uitschrijft,
Hertel het bericht krijgt dat het e-mail adres niet langer in gebruik is,
Hertel beslist geen mailings meer te versturen.
 

Enkel indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien dit nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren.

  1. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

Wij nemen de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen om een veiligheidsniveau te waarborgen dat past bij de specifieke risico's die we hebben geïdentificeerd.

Wij beschermen uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

Verder proberen we er steeds voor te zorgen dat we uw persoonsgegevens accuraat en up-to-date houden. Wij verzoeken u daarom vriendelijk om ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging van uw contactgegevens).

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is op verzoek beschikbaar.

  1. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U heeft (onder bepaalde voorwaarden) het recht:

  • op informatie en inzage van uw gegevens;

  • op verbetering van persoonsgegevens;

  • op verwijdering van uw persoonsgegevens (‘recht om vergeten te worden’);

  • op beperking van de verwerking;

  • van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;

  • uw persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare, en machine-leesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen.

Voor meer informatie over deze rechten, en de omstandigheden waaronder u deze rechten kan uitoefenen, in het bijzonder uw recht op verzet (dit is uw ‘opt-out’ recht voor onze elektronische nieuwsbrief), zie de Bijlage bij dit beleid. U kan deze rechten in beginsel gratis uitoefenen. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

Wij proberen steeds zo snel mogelijk op uw verzoeken of vragen te antwoorden. Het is ook mogelijk dat wij u eerst om een identiteitsbewijs vragen om uw verzoek te controleren.

Tot slot heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens.

  1. Contact

Indien u vragen, opmerkingen of klachten zou hebben omtrent dit Privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via GDPRBE@Hertel.com.

 

Bijlage - Meer uitleg omtrent uw wettelijke rechten

Recht op informatie en recht op inzage van uw gegevens

U kan ons verzoeken om meer informatie betreffende onze verwerkings-activiteiten en over de gegevens die we over u bijhouden.

Recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens

U kan ons verzoeken om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren of te vervolledigen.

Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (‘recht om vergeten te worden’)

Op schriftelijk verzoek, zullen wij uw persoonsgegevens wissen:

- indien ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt; of

- indien de verwerking uitsluitend gebaseerd was op uw toestemming, die u nu intrekt; of

- indien u redelijke gronden heeft om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens; of

- indien de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn; of

- indien de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Bij wijze van uitzondering, kunnen wij weigeren om uw gegevens te wissen (i) om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie te kunnen uitoefenen; (ii) om een wettelijke verplichting na te komen; of (iii) voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de beperking van de verwerking te verkrijgen indien één van de volgende situaties van toepassing is:

- gedurende een periode die ons in staat stelt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren, indien deze betwist wordt; of

- indien u ons hierom verzoekt, in plaats van de verwijdering van de gegevens; of

- indien wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of

- wanneer u bezwaar gemaakt heeft tegen een verwerking die gebaseerd is op onze gerechtvaardigde belangen.

Recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

U heeft te allen tijde het recht om omwille van uw specifieke situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gebaseerd is op onze “gerechtvaardigde belangenafweging”. In zulk geval zullen wij deze gegevens niet langer verwerken tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wanneer persoonsgegevens verwerkt worden voor direct marketing doeleinden (in het bijzonder voor het versturen van onze elektronische nieuwsbrief of persoonlijke reclame via de gewone post), heeft u te allen tijde het recht om hiertegen bezwaar te maken of uw toestemming terug in te trekken. U heeft ook het recht om niet te worden onderworpen aan profiling voor marketing doeleinden.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

In sommige gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm, en heeft u het recht om die gegevens aan een andere verantwoordelijke over te dragen. Dit recht geldt:

- indien de verwerking berust op de rechtsgrond van de toestemming of op de noodzakelijkheid voor de uitvoering van een contract; en

- indien de verwerking via geautomatiseerde methodes wordt verricht.