Politique de confidentialité

HERTEL INDUSTRIAL SERVICES S.A.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ (versiON 24/05/2018)

 

  1. Qui sommes-nous ?

Nous sommes Hertel Industrial Services S.A., ayant son siège à Bijkhoevelaan 16 à 2110 Wijnegem et enregistrée dans la banque Carrefour pour les Entreprises sous le numéro BE 0405.742.387 (ci-après “Hertel”).

Dans le cadre de nos activités (soutien à nos clients B2B dans le domaine de l'échafaudage, du sheeting, de l'accès par corde, de l'isolation, du traçage électrique et à la vapeur dans divers secteurs tels que le pétrole et le gaz, les processus, l'énergie, l'alimentation et les produits pharmaceutiques), nous collectons, stockons, transférons ou traitons d'une autre façon des données personnelles. En vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée, nous sommes considérés comme un "responsable de traitement" en ce qui concerne les données personnelles que nous traitons.

  1. Quelle est l'importance de cette Politique de Confidentialité ?

Nous attachons une grande importance à votre droit à la vie privée et nous essayons toujours de protéger vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données, et plus particulièrement la réglementation générale européenne sur la protection des données (RGPD).

Dans cette Politique de Confidentialité, nous expliquons comment nous recueillons vos données personnelles, comment et à quelles fins nous traiterons ces données, et à qui vos données personnelles peuvent être transmises.

La présente Politique de Confidentialité contient également des informations importantes sur vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles. Nous vous conseillons donc de lire attentivement cette politique.

De temps en temps il peut s'avérer nécessaire de modifier cette Politique de Confidentialité. Dans ce cas, nous vous enverrons toujours une copie de la nouvelle version par e-mail. La version la plus récente de cette Politique de Confidentialité est aussi toujours disponible sur notre site Web http://www.hertel.be/.

Attention : Lorsque vous partagez vos données personnelles avec nous, nous nous attendons à ce que vous ayez d'abord lu attentivement cette Politique de Confidentialité.

Remarque : Cela ne signifie pas que nous avons besoin de votre "autorisation " pour traiter vos données personnelles. Nous ne traitons pas vos données personnelles sur la base de votre consentement, sauf indication spécifique contraire (par exemple pour l'envoi de notre bulletin d'information électronique).

  1. De qui recueillons-nous les données personnelles ?

Dans le cadre de nos activités (telles que décrites ci-dessus), nous pouvons collecter des données personnelles de nos clients, de visiteurs de notre site Web, de personnes qui remplissent un formulaire de contact sur notre site Web, de personnes qui se sont abonnées à notre bulletin d'information électronique et de personnes qui sont en contact avec nous d'une autre façon (par exemple en transmettant leurs noms et coordonnées en tant que travailleurs ou préposés de nos clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux).

  1. Comment recueillons-nous vos données personnelles ?

Nous pouvons recueillir de plusieurs manières des informations vous concernant:

  • directement de vous lorsque vous nous fournissez vos données personnelles dans le cadre de nos activités commerciales ;
  • directement de vous lorsque vous visitez notre site Web, lorsque vous remplissez un formulaire de contact sur notre site Web et/ou lorsque vous vous abonnez à notre bulletin d'information électronique ;
  • par l'intermédiaire de votre employeur avec lequel nous avons un contrat ou un partenariat (par exemple lorsque vous êtes le contact de nos clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux) ; et
  • via des tiers et des sources officielles
  1. Quelles données personnelles recueillons-nous ?

Nous pouvons recueillir les données suivantes vous concernant:

  • des données d'identification personnelles : nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de mobile, adresse électronique ;

  • données d'identification électroniques : Adresses IP, informations rassemblées au moyen de cookies (veuillez lire notre Politique sur les cookies); et

    Chaque fois que certaines informations doivent obligatoirement être complétées et que d'autres informations sont facultatives, cela vous sera clairement indiqué.

  1. A quelles fins utilisons-nous ces données ?

Nous utilisons ces données aux fins suivantes:

  • pour notre gestion de la clientèle ;
  • pour la gestion de notre site Web ;
  • pour vous fournir les informations que vous avez demandées, par exemple si vous avez posé une question en utilisant le formulaire de contact sur notre site Web ;
  • à des fins de marketing, pour nos envois papier ainsi que pour notre bulletin d'information électronique (si vous y êtes abonné).

Pour une information complète, vous trouverez ci-dessous les motifs juridiques pertinents pour ces traitements:

  • Nous basons le traitement de vos données personnelles pour notre gestion de la clientèle ou pour fournir à nos clients certaines informations sur la nécessité pour l'exécution du contrat ;
  • Dans tous les autres cas, nous basons le traitement de vos données personnelles pour la gestion de notre site Web ou pour vous fournir certaines informations (par exemple, après que vous nous avez contacté via notre site Web ou lors de l'envoi de courriers papier) sur la nécessité de représenter nos intérêts commerciaux légitimes en tant qu'entreprise (en particulier l'intérêt de pouvoir entrer en contact avec des prospects et des clients potentiels),
  • Nous faisons le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct électronique (l'envoi de notre bulletin d'information électronique) sur votre consentement opt-in. Ce n'est que si vous avez indiqué sans équivoque que vous souhaitez recevoir notre bulletin d'information électronique (vous êtes totalement libre de le faire) que nous vous inscrirons à ce bulletin d'information.

Veuillez noter que vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans frais de notre part et sans conséquences négatives pour vous. Vous pouvez le faire en utilisant l’option d’exclusion qui sera offerte par Hertel à chaque envoi, en vous désinscrivant sur le site Web ou en envoyant un courriel avec la demande de suppression de vos données à GDPRBE@hertel.com.

  1. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?
  • Avec nos prestataires de services ('processeurs') :

Dans le cadre de nos activités énumérées ci-dessus, nous partageons parfois vos données personnelles avec des tiers, en particulier des prestataires de services (par exemple, des prestataires de services informatiques/cloud ou des prestataires de marketing qui organisent des campagnes de publipostage pour nous) qui agissent en tant que processeurs pour nous.

  • Avec nos partenaires commerciaux :

Nous pouvons aussi partager vos données personnelles avec nos partenaire commerciaux (de façon à ce qu'ils puissent vous contacter).

  • Au sein de notre groupe d'entreprises.

Nous pouvons aussi partager vos données personnelles au sein de notre groupe d'entreprises aux fins opérationnelles , commerciales ou marketing.

  • Avec les services publics :

En outre, nous pouvons également partager vos données avec les autorités, les services de police ou les tribunaux s'il existe une obligation légale de le faire.

Nous nous assurons toujours que des mesures de protection appropriées soient mises en place lorsque nous transférons vos données personnelles à des tiers. Par exemple, nous conclurons un contrat de sous-traitance, le cas échéant, établissant des restrictions sur l'utilisation de vos données personnelles et des obligations concernant la sécurité de vos données personnelles.

Vos données personnelles et votre profil ne seront pas prêtés ou vendus à des tiers à des fins de marketing sans votre consentement explicite préalable.

Vos données personnelles ne seront pas transmises à des pays en dehors de l'Espace économique européen (EEE).

 

 

  1. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et traitées (comme décrit ci-dessus). Par la suite, elles peuvent encore être retrouvées dans nos sauvegardes ou nos archives, mais elles ne seront plus traitées activement dans un fichier.

Plus précisément, les périodes de conservation suivantes sont d'application :
Période de conservation des données du client : Toutes les données faisant partie de la relation contractuelle avec les clients ou les fournisseurs seront conservées pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle. Cette période correspond au délai de prescription pour les réclamations contractuelles.
Période de rétention de marketing direct : les données seront utilisées jusqu’à :
La personne concernée se désinscrit,
Hertel reçoit le message que l’adresse e-mail n’est plus utilisée,
Hertel décide de ne plus envoyer de mailings.

 

Nous ne conserverons vos données personnelles pendant une période plus longue que si nous y sommes légalement obligés ou si cela est nécessaire pour défendre nos intérêts dans le cadre d'une procédure judiciaire (par exemple en cas de litige).

  1. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous prenons les mesures administratives, techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques spécifiques que nous avons identifiés.

De cette façon, nous protégeons au mieux vos données personnelles contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé aux données personnelles envoyées, stockées ou traitées d'une autre manière.

De plus, nous nous efforçons toujours d'assurer l'exactitude et la mise à jour de vos données personnelles. Nous vous prions donc de bien vouloir nous informer de toute modification de vos données personnelles (telle qu'une modification de vos coordonnées).

De plus amples informations sur nos mesures de sécurité sont disponibles sur demande.

  1. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Vous avez le droit (sous certaines conditions) :

  • à l'information et l'accès à vos données ;

  • à la correction de vos données personnelles ;

  • à la suppression de vos données personnelles (le "droit à l'oubli") ;

  • à la limitation du traitement ;

  • à l'objection au traitement de vos données personnelles ;

  • à obtenir vos données personnelles sous une forme structurée, commune et lisible par machine, et à transférer (ou faire transférer) ces données personnelles à un tiers responsable.

 

Pour plus d'informations sur ces droits et les circonstances dans lesquelles vous pouvez les exercer, en particulier votre droit d'opposition (il s'agit de votre droit d'exclusion de notre bulletin électronique), veuillez vous référer à l'annexe de la présente politique. En principe, vous pouvez exercer ces droits gratuitement. Ce n'est qu'en cas de demandes déraisonnables ou répétées que nous pourrons facturer des frais administratifs raisonnables

Nous nous efforcerons toujours de répondre à vos demandes ou questions le plus rapidement possible. Il est également possible que nous vous demandions d'abord une preuve d'identité afin de vérifier votre demande.

Enfin, vous avez également le droit de déposer une plainte concernant le traitement de vos données personnelles auprès des autorités belges de protection des données.

  1. Contact

Si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant cette Politique de Confidentialité ou notre traitement de vos données personnelles, n'hésitez pas à nous contacter par GDPRBE@hertel.com.

 

 

 

Annexe - De plus amples informations concernant vos droits légaux

 

Droit à l'information et à l'accès à vos données

Vous pouvez nous demander plus d'informations sur nos activités de traitement et sur les données que nous conservons à votre sujet.

Droit à la correction de données incorrectes ou incomplètes

Vous pouvez nous demander de corriger ou de compléter des données personnelles incorrectes ou incomplètes.

Droit à la suppression de vos données personnelles ("droit à l'oubli")

Sur demande écrite, nous supprimerons vos données personnelles :

- si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées, ou

- si le traitement était basé uniquement sur votre consentement, que vous retirez maintenant ; ou

- si vous avez des motifs raisonnables de vous opposer au traitement de vos données personnelles ; ou

- si les données personnelles ont fait l'objet d'un traitement illicite ; ou

- si les données personnelles doivent être effacées pour se conformer à une obligation légale.

Exceptionnellement, nous pouvons refuser de supprimer vos données (i) afin d'exercer le droit à la liberté d'expression et d'information ; (ii) afin de respecter une obligation légale ; ou (iii) afin d'instituer, d'exercer ou d'étayer une action en justice.

Droit à la limitation du traitement

 

 

Vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement si l'une des situations suivantes s'applique :

- pendant une période nous permettant de vérifier l'exactitude des données personnelles si elles sont contestées ; ou

- si vous en faites la demande, à la place de la suppression des données ; ou

- si nous n'avons plus besoin des données personnelles, mais que vous en avez besoin pour instituer, exercer ou étayer une action en justice ; ou

- si vous avez fait objection à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes.

Droit à l'objection au traitement de vos données personnelles

 

 

Vous avez le droit à tout moment, en fonction de votre situation spécifique, de vous opposer au traitement de vos données personnelles sur base de notre "pesée d'intérêts légitimes". Dans ce cas, nous ne traiterons plus ces données, à moins qu'il n'existe des motifs légitimes impérieux de traitement qui pèsent plus lourdement ou qui sont liés à l'institution, à l'exercice ou à l'étayage d'une action en justice.

Lorsque des données personnelles sont traitées à des fins de marketing direct (en particulier pour l'envoi de notre lettre d'information électronique ou de publicité personnelle par courrier ordinaire), vous avez le droit de vous y opposer à tout moment ou de retirer votre consentement. Vous avez également le droit de ne pas être soumis au profilage à des fins de marketing.

Droit à la transférabilité des données

Dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir vos données personnelles sous une forme structurée, commune et lisible par machine, et de transférer (ou faire transférer) ces données personnelles à un tiers responsable. Ce droit vaut :

- si le traitement est fondé sur la base juridique du consentement ou sur la nécessité d'exécuter un contrat, et

- lorsque le traitement est effectué par des méthodes automatisées.